ЭДО как элемент сквозной цифровизации. Электронный документооборот пронизывает все структуры предприятия и большинство элементов цифровой ИТ-инфраструктуры. Работа секретариата, кадровой службы, бухгалтерии, финансово-экономического отдела и других структурных подразделений любой компании плотно «завязана» на документооборот.
Экономический эффект от внедрения систем ЭДО компании получают по двум каналам. Каждый из них имеет достаточно сложную внутреннюю структуру, в которой присутствуют разные механизмы, приводящие к желаемой экономии. Для каждой компании набор механизмов и эффект от них будет различным, но базовый набор примерно одинаков.
Значительная часть документов — десятки процентов от общего количества, как показывает практика, — могут быть сгенерированы в автоматическом режиме и также без вмешательства человека проходить ряд этапов своего жизненного цикла. В этих случаях временные затраты сотрудников на взаимодействие с данным документом оказываются нулевыми, а скорость их обработки — выше. Электронные документы обрабатываются кратно быстрее — сокращается время выполнения задач и принятия решений.
На фоне экономии от оптимизации рабочего времени прочие эффекты от внедрения ЭДО проходят по категории «прочие», хотя они тоже важны и вполне способны принести организации многие миллионы рублей экономии. Первый и наиболее очевидный механизм экономии: возможность уменьшить затраты на бумагу, на обслуживание парка принтеров и т. д. Второй — минимизировать риски утечки конфиденциальной информации, которая может «уйти» на бумаге в обход DLP-систем.
ЭДО позволяет легко переводить сотрудников на гибридный формат занятости, что является важным фактором для мотивации сотрудников — особенно, молодых — который не требует от работодателя расширения ФОТ.
Документооборот — при всей важности для деятельности корпоративного заказчика и самой компании — не создает ни новых ценностей, ни добавленной стоимости. Однако его внедрение способно оптимизировать операционную деятельность и снизить расходы на нее настолько, что это отразится на финансовых показателях компании.
Внедрение ЭДО требует наведения порядка и оптимизации. Важно, что этот процесс коснется не только и не столько самого документооборота, но и смежных областей — от организации сквозных бизнес-процессов во всей компании до логики работы отдельных подсистем (упомянутых EPR, CRM, etc.).
Такой процесс не может быть ни точечным, ни лоскутным, он должен быть системным, что требует привлечения квалифицированных кадров как для постановки задач, так и для управления. Более того, это не будет однократным действием — процесс будет повторяться, а местами идти перманентно.
Заметим, что при внедрении ЭДО требуется учитывать ряд требований законодательства. Например, ЭДО работает с персональными данными — сотрудников, а в ряде случаев и клиентов (например, при сопряжении с CRM) — что требует соответствия требованиям Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ в последней редакции и определяемым им регуляторным требованиям.
Необходимость ЭДО для развития основной деятельности отмечали и другие эксперты. Наличие бумажных документов — основное препятствие „цифровой трансформации.
источник -
здесь
