Архивы, архивное дело и СХЭД (системы хранения электронных документов)

[samsony1]

История цифровизации архивов

Архивы до компьютеров
Архивы бумажных документов долго жили себе спокойно по устоявшимся правилам со своими стеллажами, коробами и папками дел/томов. Бумажные журналы, описи и картотеки помогали соблюдать порядок и найти нужный документ. Но в какой-то момент это перестало соответствовать растущему темпу деловой жизни. Количество документов, подлежащих хранению, стремительно растёт, а время, за которое нужно обрабатывать запросы, — сокращается.

Первая компьютерная революция
Первая компьютерная революция случилась в архивах в конце 20-го века, когда появились электронные картотеки на персональных компьютерах архивариусов. Это обычная база данных, с записями-карточками документов, структурированная по фондам, разделам номенклатуры дел, делам, томам, с указанием мест хранения бумажных оригиналов. Снабжённая механизмом поиска по реквизитам, ссылочными связями, она позволяла быстро найти карточку, по ней — сам документ на полке, зафиксировать его выдачу и возврат, отслеживать сроки возврата.

Вторая компьютерная революция
Вторая компьютерная революция в архивах произошла в начале 21-го века, когда персональные компьютеры появились на рабочих местах всех офисных сотрудников и были объединены в корпоративные сети. Документы ещё хоть и подготавливались на ПК, но становились юридически значимыми только на бумаге, с печатями и подписями. Параллельно стала развиваться практика сканирования бумажных оригиналов и хранения файлов сканов на сервере для обеспечения быстрого доступа сотрудников к таким электронным копиям вместо передачи друг другу бумажных документов. Бумажные оригиналы продолжали храниться как положено, но использовались только в исключительных случаях. При поступлении в организацию (для входящих) или при подписании (для исходящих и внутренних) они сразу сканировались и помещались на хранение (сначала в подразделении, а потом передавались в архив). Но уже не перемещались на бумаге между сотрудниками организации. Для оперативной работы в 99+% случаев вполне хватает такой простой электронной копии. Искать документы стало ещё удобнее, т.к. появилась возможность полнотекстового поиска по содержимому документов (при условии их распознавания при сканировании). А вместо выдачи-возврата бумажных документов появилась возможность просто предоставлять удалённый доступ к электронной копии.

Третья компьютерная революция
И вот сейчас мы становимся свидетелями третьей компьютерной революции в архивах. Что же произошло? Стали появляться юридически значимые электронные документы без дублирования на бумаге. Технологии и законы позволяют это делать:
- 63‑ФЗ «Об электронной подписи» — регламентирует использование электронных подписей (ЭП), признание электронных документов равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью;
- 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — ставит в один ряд с бумажными обмен документами и электронными сообщениями, если те подписаны ЭП;
- 377-ФЗ «О внесении изменений в трудовой кодекс Российской Федерации» — узаконил кадровый электронный документооборот (КЭДО), а кадровые документы (документы по личному составу) составляют значительную долю документов длительного хранения.

Сейчас подавляющее большинство документов могут быть электронными без дублирования на бумаге, при этом с сохранением своей юридической значимости. То есть для них становится неактуальной вся история с хранением бумажных оригиналов — то, с чего начинались архивы и что составляло их суть. Это и есть настоящая цифровая трансформация по сравнению с предыдущими шагами, которые можно назвать автоматизацией работы с бумажными документами.

источник - здесь

[samsony1]

Правила хранения архивных документов

Изменившаяся ситуация требует новых правил работы с архивами. И они начинают появляться.

 «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утверждённые Приказом Росархива №77 от 31.07.2023 г.

В них положения, касающиеся работы с бумажными документами, остались практически без изменений. Лишь актуализированы и уточнены некоторые формулировки, и изменена структура изложения. А вот работе с электронными документами уделено гораздо больше внимания. В частности, в отдельный раздел вынесены основные положения о работе с электронными документами (раздел X «Организация комплектования, хранения и учёта электронных архивных документов»).
В новых Правилах впервые используется понятие «электронный архивный документ» (но не даётся его определение). И в первом же разделе «Общие положения» декларируется: «Хранение электронных архивных документов осуществляется с применением системы хранения электронных документов (далее — СХЭД)». Правда, далее по тексту допускается хранение электронных документов на обособленных носителях, но в качестве основного варианта фигурирует СХЭД.

Требования к системам хранения электронных документов
Далее Правила говорят о том, что государственные органы при создании СХЭД должны руководствоваться документом «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов», утверждённым приказом Росархива №69 от 15.06.2020 г. Именно в этом, довольно компактном и при этом практичном, документе впервые вводится аббревиатура СХЭД и определяются типовые функциональные требования к такой системе. Мы давно привыкли к аббревиатуре СЭД (система электронного документооборота) и, несмотря на международную классификацию (DMS, ECM, CSP), уже вряд ли откажемся от СЭД. Видимо, то же самое произойдёт и со СХЭД — начинаем привыкать.

Согласно этим требованиям, СХЭД должна обеспечивать приём, учёт, хранение и использование электронных архивных документов (без предварительного документирования на бумажном носителе), а также электронных копий документов, подлежащих хранению в архиве. На практике же представляется целесообразным реализовать в рамках одной системы и эти функции, и функции управления архивом бумажных документов, чтобы работать через одно окно с гибридным архивом, какой в ближайшее время будет присутствовать во всех крупных организациях.

источник - здесь

[samsony1]

Основные положения, касающиеся хранения электронных документов

Действующими на сегодня являются «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утверждённые Приказом Росархива №77 от 31.07.2023 г.

Как указывалось выше, по сути работы с бумажными документами в них мало что изменилось. Перечислим только основные положения этих Правил, касающиеся хранения электронных документов, где есть более значительные изменения, и что нас интересует больше всего:
1. Электронные архивные документы должны храниться преимущественно в СХЭД (хранение на физически обособленных носителях допускается в исключительных случаях).
СХЭД должна быть информационно и функционально совместима с СЭД (может быть её подсистемой) и иными информационными системами организации, а также с соответствующими государственными и муниципальными архивами.
2. Электронный архивный документ, передаваемых на хранение в СХЭД, должен состоять из следующих структурных элементов:
- Файл основной части электронного документа (в формате PDF/A).
- Файлы приложений к электронному документу в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов (при наличии).
- Файлы электронной(ых) подписи(ей) (при наличии).
- Файл описания, содержащего регистрационно-учётные сведения о документе (метаданные):
 а) дата и регистрационный номер;
 б) вид;
 в) заголовок к тексту или аннотация;
 г) сведения о режиме доступа;
 д) сведения о согласовании и поручения (резолюции) в случае, если указанная информация не представляется самостоятельными файлами;
 е) результат проверки электронной подписи (электронных подписей);
 з) общий объём файлов (в байтах);
 и) наименования файлов, даты и время их последнего изменения, объём в байтах, форматы файлов;
 к) индекс дела по номенклатуре дел;
 л) заголовок дела по номенклатуре дел;
 м) срок хранения;
 н) дополнительная неструктурированная информация (комментарий, примечание);
 о) номера связанных описей дел, номер дела по описи дел.
3. СХЭД должна обеспечивать:
- Приём электронных документов на архивное хранение, при этом:
- В СХЭД должны включаться:
электронные архивные документы, их метаданные, регистрационно-учётные данные об электронных делах и описях электронных документов.
4. Электронные архивные документы включаются в описи электронных документов, к которым составляются реестры файлов электронных документов.
5. Должна осуществляться автоматическая проверка наличия всех файлов, составляющих электронный документ и необходимых метаданных (в т.ч. сведений о проверке подлинности ЭП на момент его подписания и/или получения), проверка отсутствия вирусов в файлах документов и описей.
6. Хранение электронных архивных документов вместе с их метаданными.
7. Учёт в соответствии со схемой систематизации (фонд, опись, раздел (подраздел) описи, электронное дело, электронный документ) и архивными учётными формами, соответствующими обязательным учётным документам архива.
- Формирование обязательных учётных документов архива (книга учета поступления и выбытия дел, документов;
- лист фонда;
- опись дел, документов;
- опись электронных документов;
- дело фонда).
8. Резервное копирование и восстановление электронных архивных документов и их метаданных.
9. Проверку наличия и состояния электронных архивных документов, хранящихся в СХЭД.
10. Конвертацию и/или миграцию электронных архивных документов вместе с их метаданными с обеспечением аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования информации, содержащейся в них.
11. Использование электронных архивных документов:
- Исполнение запросов юридических и физических лиц на предоставление доступа к документам, выдачи копий документов и архивных справок.
12. Наличие справочно-поисковых средств для исполнения таких запросов.
13. Удаление документов из СХЭД:
- Формирование уведомлений об истечении сроков хранения электронных архивных документов.
- Формирование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
- Удаление документов из СХЭД, в том числе их резервных экземпляров, в соответствии с актом о выделении к уничтожению.
- После удаления в СХЭД должна оставаться информация об индексах и заголовках электронных дел, порядковых номерах (по описи электронных документов), дата и регистрационный номер акта, по которому они были уничтожены.

источник - здесь

[samsony1]

Базовая функциональность платформы Docsvision и модуля «Управление архивом»

Система Docsvision представляет собой low code платформу для создания решений по управлению документами в контексте произвольных бизнес-процессов в различных функциональных областях деятельности крупных и средних организаций. Она широко представлена на российском рынке более 15-ти лет. Исторически одними из первых задач, решавшихся на платформе, были СЭД и Архивы документов.

Поэтому базовые объекты и механизмы для этих решения этих задач изначально присутствовали в платформе и дополнительных модулях:
1. карточки документов и заданий;
2. справочники (в.т.ч. Справочник номенклатуры дел в составе модуля «Управление архивом»);
3. механизмы конструирования и исполнения бизнес-процессов и согласований;
4. механизмы разделения прав доступа к документам и операциям на основе ролевой модели и контекста обработки;
5. табличные представления (реестры, отчёты) по документам, заданиям и процессам;
6. поисковые механизмы;
7. конструкторы для настройки всех объектов системы;
8. механизмы подписания и проверки ЭП (в т.ч. за счёт интеграции с ПО для работы с усовершенствованной УКЭП КиптоПро, с использованием метки доверенного времени);
9. интерфейс прикладного программирования (API) для low code доработки функциональности или интеграции с другими информационными системами.

В соответствии с актуальными потребностями по длительному хранению электронных документов, в платформе, в дополнение к Сервису обслуживания ЭП, появился Криптосервис, обеспечивающий добавление нового архивного штампа времени и улучшение подписи документа до CAdES-A.

При этом платформа Docsvision удовлетворяет всем требованиям по импортозамещению, работе с конфиденциальной информацией и персональными данными:
1. совместима с операционными системами, системами управления базами данных и офисными пакетами из реестра российского программного обеспечения Минцифры;
2. интегрирована со средствами работы с электронной подписью, сертифицированными ФСБ России;
3. имеет сертификат ФСТЭК России о соответствии требованиям по безопасности информации по 6-му уровню доверия.

источник - здесь